Ahmet Dedeoğlu
05-12-2008, 04:22 PM
Asagida, zaman yonetimine yonelik 10 teknik bulunuyor. Bu tekniklerle, gunde en azindan bir saat kazanip daha verimli isler icin kullanabilirsiniz.
1. Dengeyi koruyun. Yasaminiz, yedi kritik alandan olusur: saglik, aile,
maddiyat, egitim, sosyallik, profesyonellik ve maneviyat. Her gun her alana
esit zaman ayiramazsiniz. Ama uzun vadede, her alan icin yeterli miktarda ve
kalitede zaman ayirirsaniz, yasaminiz dengelenir. Yok eger bu alanlardan
herhangi birini (Iki ya da uc olmasi fark etmez!) ihmal ederseniz, dengenizi
yitirir ve basarinizi sabote edersiniz. Sagliginiz icin simdi zaman
ayirmazsaniz, daha sonra hastaliga zaman ayirmak zorunda kalirsiniz.
Ailenizi ihmal ederseniz, terk edilebilirsiniz ve iliskileri yeniden kurmak
daha cok zamaninizi alabilir. Ozellikle kendi isinin sahibi olan kisiler
icin dengeyi kurmak zordur, oyle degil mi?
2. Kalemin gucunu kullanin. Zayif bir kalem, en keskin zekadan bile guclu
olabilir. Yapilacak isleri bir arac (bir planlayici, kup kagit, avucici
bilgisayar, vb.) kullanarak yazma aliskanligi edinin. Zihniniz, detaylardan
ziyade resmin butunu konusunda en iyi performansi gosterir. Ayrintilar
onemlidir; ama bunlari kalemle yonetin. Birseyi yonetmek istiyorsaniz, once
onu olcmelisiniz. Yalnizca gelen siparisleri degil tum isleri not etmek,
yapmaniz gereken her seyi daha kolay hatirlamaniza yardimci olur.
3. Gunluk planlama yapin. Soyle bir soz vardir; insanlar, basarisizligi
planlamazlar; ama pek cok insan, planlamayi basaramaz. Her aksam oturup
elinizin altindaki en degerli kaynagi -onunuzdeki 24 saati- kontrol
edebilmek icin zaman ayirin. Isinizi planlayin ve her gun planiniza uygun
hareket edin. Bir sonraki gun "yapmaniz gerekenler" ile "yapmak
istedikleriniz"in tamamini iceren bir Yapilacak Isler listesi olusturun.
Gunluk planiniz olmazsa, dikkatiniz kolayca dagilabilir ve uretkenliginizi
artiracak onemli islerle ugrasmak yerine, zamaninizi gurultucu musterilere
hizmet vererek harcamak durumunda kalabilirsiniz.
4. Oncelik siralamasi yapin. Yapilacak Isler listenizde, onemli olan ve o
kadar onemli olmayan isler olacaktir. Pek cok insanin verimli olmayi
istemesine karsin, onemli olan ve o kadar onemli olmayan isler arasinda
secim yapmamiz istendiginde, sIklikla, o kadar onemli olmayan isleri
seceriz. Bunlar, genel itibariyle, yasamsal islere oranla daha kolay ve
hizlidir. Yapilacak Isler listenizde her aksam oncelik siralamasi yapin.
Listenizdeki en onemli isin yanina "1" rakamini koyun. Listenizdeki ikinci
en onemli isin yanina "2" rakamini koyun, vb. Daha sonra, onem sirasina gore
listenizdeki isleri yapin. Listenizdeki her seyi yapamayabilirsiniz; ama en
onemli isleri yapmis olacaksiniz. Bu, daha fazla degil, daha akillica
calismak ve daha az zamanda daha cok is yapmaktir.
5. Ertelemeyi kontrol edin. Dunyadaki en etkili planlama, yapilmasi
gerekenin yapilmasinin yerine gecemez. Onemli isleri erteleriz; cunku, bunu
yapmamanin bedelinin ne oldugunu yeterince bilmeyiz ya da bu isi yapmaktan
yeterince keyif almayiz. Surekli ertelediginiz bir isi yapmak icin,
zihninizde bu isi yapmamanin bedelini ya da bu isi yapmanin keyfini
yeterince canlandirmaya calisin. Keyif alma dusuncesi cok daha iyidir.
Ertelediginiz bir isi secin ve bunu bir oyuna donusturun. Belli bir zaman
diliminde tek bir isle ilgilenin ki diger isler dikkatinizi dagitmasin.
("Gozden irak, gonulden irak.") Bunu yonetilebilir parcaciklara ayirin. Ise
baslayin, ilk adimi atin, buyuk ihtimalle isi sonuna kadar gotureceksiniz.
6. Bir "kesintiler defteri" tutun. Ortalama insan, calisirken gunde 50 kez
bolunur. Ortalama kesinti, 5 dakika surer. Her gun ortalama 4 saat
kesintilerle ugrasilarak gecirilir. Bunlarin pek cogu, yeni siparisler gibi,
onemli ve yapmamiz icin bize para odenen islerdir; ama bircogu da cok az
deger tasir ya da hic deger tasimaz. Gereksiz kesintileri saptamak ve
ortadan kaldirmak icin "kesintiler defteri" tutun. Bir blok kagit edinin ve
bunu "Kesintiler Defteri" olarak adlandirin. 6 sutun olusturun: Tarih,
Zaman, Kim, Ne, Sure, Degerlendirme. Ilgilendiginiz her kesintinin ardindan,
olustugu tarihi ve zamani, bu isi size kimin getirdigini, bir iki sozcukle
ne hakkinda oldugunu, ne kadar zamaninizi aldigini ve onem derecesini
(A=kritik, B=onemli, C=az onemli, D=onemsiz) kaydedin. Yasaminizda neler
olup bittigini daha iyi anlamak icin bu uygulamayi bir hafta ya da daha uzun
surdurun. Daha sonra, sonuclari degerlendirin ve az deger tasiyan ya da hic
degeri olmayan C ve D kesintilerinin bazilarini ortadan kaldirmak icin
harekete gecin.
7. Yetki verin. Hepimizin haftada 168 saati var. Uyumak icin 56, kisisel
bakim icin 10 saati cikardiginizda, yapilmasi gerekenleri yapmak icin,
geriye pek de fazla zaman kalmaz. Yetki vermek, isleri paylasmak yoluyla
zaman kazanmanizi ve boylece kisisel islerinizi daha hizli sonuclandirmanizi
saglar. Yetki vermenin zor yani, basitce isi devredebilmektir. Isleri
kendimizin yapmasiyla buyuk gurur duyariz. "Bir isin iyi yapilmasini
istiyorsan, o isi kendin yapacaksin." Gunluk planlama kapsaminda her gece,
ertesi gun yapmaniz gereken ve yapmak istediginiz tum islere bakin. Her iste
kendinize sunu sorun: "Zamanimi en iyi bicimde degerlendirmenin yolu bu mu?"
Oyle ise yapin. Oyle degilse, bir baskasina aktarmaya calisin. "Bunu ben
yapiyorum" ile "Is yapiliyor" arasinda cok fark vardir.
8. Toplanti zamanini yonetin. Iki ya da daha fazla insanin ortak bilgi
alisverisinde bulunmak uzere bir araya gelmelerine toplanti denir. Bundan
daha kolay ne olabilir? Maalesef toplantilar, katlanmamiz gereken en buyuk
zaman oldurucu islerden biri olabilir. Bir toplantidan once sunlari sorun:
"Gerekli mi?" ve "Benim olmam gerekir mi?" Her iki soruya da yanit "Hayir"
ise toplantiya girmemeyi ya da katilmamak icin kendinize bir ozur bulmayi
tercih edin. Daha sonra, toplanti icin, her ise yonelik baslangic ve bitis
saatlerinin belirtildigi yazili bir gundem hazirlayin. Yazili gundemi
toplantiya katilacaklara iletin. Bir toplantiyi tuzak kurarak uzatmanin
anlami yoktur. Katilimcilara neyin tartisilacagini onceden bildirin.
9. Kagitlari yonetin. Gunumuzde, cevremizdeki kagit yiginin altinda ezilmek
kolaydir. Ortalama insan, her gun e-posta, telefon, normal posta, notlar, el
ilanlari, fakslar, vb. yoluyla yaklasIk 150 mesaj alir. Her gecen gun ayni
kagit yiginlarini taramak ve gozden kacan hatalari duzeltmek ile cok fazla
zaman kaybedilir. Kagit yiginlariyla bir kez ilgilenmeye ve isi bitirmeye
calisin. Bir iki dakika icinde yapilabilecek birsey ise yapin ve kurtulun.
Zamaninizi en iyi kullanmanin yolu bu degilse, baskasina aktarin.
Tamamlamaniz biraz zaman alacaksa, bu isle ilgilenebileceginiz i
dusundugunuz gunu takviminize isleyin ve bir kenara birakin.
10. Bir zaman defteri tutun. Birseyi yonetmek istiyorsaniz, onu olcmeniz
gerekir. Zaman defteri, gun icinde zamaninizi aslinda nasil harcadiginizi
gorebilmenizi saglayacak, fotograf albumu benzeri, basit ama guclu bir
aractir. Zamani harcarken surekli olarak kaydini tutmaniz yeterlidir.
Eylemi, onun icin harcanan zamani ve yukarida anlatildigi gibi A, B, C ve D
seklindeki degerlendirmenizi kaydedin. Zamaninizi nasil gecirebileceginize
dair birkac ornek: Telefon gorusmeleri yapmak, 35 dakika, A; sepet yapmak,
48 dakika, A; toplantiya katilmak, 55 dakika, C; Seda ile telefon konusmasi,
D. Zamaninizin nasil gectigini daha iyi anlamak icin, bu uygulamayi birkac
gun surdurun. Sonra, bilgiyi analiz edin. Butun A, B, C ve D zamanlarini
toplayin. Pek cok insan, zamaninin buyuk bolumunu C ve D gibi az onemli ve
hic onemsiz isler icin harcadigini kesfeder. Son olarak, yasaminizdaki
gercekten onemli isler icin daha cok zaman kazanmak uzere C ve D gibi isleri
azaltacak adimlar atin.
Yazar: Don Wetmore
1. Dengeyi koruyun. Yasaminiz, yedi kritik alandan olusur: saglik, aile,
maddiyat, egitim, sosyallik, profesyonellik ve maneviyat. Her gun her alana
esit zaman ayiramazsiniz. Ama uzun vadede, her alan icin yeterli miktarda ve
kalitede zaman ayirirsaniz, yasaminiz dengelenir. Yok eger bu alanlardan
herhangi birini (Iki ya da uc olmasi fark etmez!) ihmal ederseniz, dengenizi
yitirir ve basarinizi sabote edersiniz. Sagliginiz icin simdi zaman
ayirmazsaniz, daha sonra hastaliga zaman ayirmak zorunda kalirsiniz.
Ailenizi ihmal ederseniz, terk edilebilirsiniz ve iliskileri yeniden kurmak
daha cok zamaninizi alabilir. Ozellikle kendi isinin sahibi olan kisiler
icin dengeyi kurmak zordur, oyle degil mi?
2. Kalemin gucunu kullanin. Zayif bir kalem, en keskin zekadan bile guclu
olabilir. Yapilacak isleri bir arac (bir planlayici, kup kagit, avucici
bilgisayar, vb.) kullanarak yazma aliskanligi edinin. Zihniniz, detaylardan
ziyade resmin butunu konusunda en iyi performansi gosterir. Ayrintilar
onemlidir; ama bunlari kalemle yonetin. Birseyi yonetmek istiyorsaniz, once
onu olcmelisiniz. Yalnizca gelen siparisleri degil tum isleri not etmek,
yapmaniz gereken her seyi daha kolay hatirlamaniza yardimci olur.
3. Gunluk planlama yapin. Soyle bir soz vardir; insanlar, basarisizligi
planlamazlar; ama pek cok insan, planlamayi basaramaz. Her aksam oturup
elinizin altindaki en degerli kaynagi -onunuzdeki 24 saati- kontrol
edebilmek icin zaman ayirin. Isinizi planlayin ve her gun planiniza uygun
hareket edin. Bir sonraki gun "yapmaniz gerekenler" ile "yapmak
istedikleriniz"in tamamini iceren bir Yapilacak Isler listesi olusturun.
Gunluk planiniz olmazsa, dikkatiniz kolayca dagilabilir ve uretkenliginizi
artiracak onemli islerle ugrasmak yerine, zamaninizi gurultucu musterilere
hizmet vererek harcamak durumunda kalabilirsiniz.
4. Oncelik siralamasi yapin. Yapilacak Isler listenizde, onemli olan ve o
kadar onemli olmayan isler olacaktir. Pek cok insanin verimli olmayi
istemesine karsin, onemli olan ve o kadar onemli olmayan isler arasinda
secim yapmamiz istendiginde, sIklikla, o kadar onemli olmayan isleri
seceriz. Bunlar, genel itibariyle, yasamsal islere oranla daha kolay ve
hizlidir. Yapilacak Isler listenizde her aksam oncelik siralamasi yapin.
Listenizdeki en onemli isin yanina "1" rakamini koyun. Listenizdeki ikinci
en onemli isin yanina "2" rakamini koyun, vb. Daha sonra, onem sirasina gore
listenizdeki isleri yapin. Listenizdeki her seyi yapamayabilirsiniz; ama en
onemli isleri yapmis olacaksiniz. Bu, daha fazla degil, daha akillica
calismak ve daha az zamanda daha cok is yapmaktir.
5. Ertelemeyi kontrol edin. Dunyadaki en etkili planlama, yapilmasi
gerekenin yapilmasinin yerine gecemez. Onemli isleri erteleriz; cunku, bunu
yapmamanin bedelinin ne oldugunu yeterince bilmeyiz ya da bu isi yapmaktan
yeterince keyif almayiz. Surekli ertelediginiz bir isi yapmak icin,
zihninizde bu isi yapmamanin bedelini ya da bu isi yapmanin keyfini
yeterince canlandirmaya calisin. Keyif alma dusuncesi cok daha iyidir.
Ertelediginiz bir isi secin ve bunu bir oyuna donusturun. Belli bir zaman
diliminde tek bir isle ilgilenin ki diger isler dikkatinizi dagitmasin.
("Gozden irak, gonulden irak.") Bunu yonetilebilir parcaciklara ayirin. Ise
baslayin, ilk adimi atin, buyuk ihtimalle isi sonuna kadar gotureceksiniz.
6. Bir "kesintiler defteri" tutun. Ortalama insan, calisirken gunde 50 kez
bolunur. Ortalama kesinti, 5 dakika surer. Her gun ortalama 4 saat
kesintilerle ugrasilarak gecirilir. Bunlarin pek cogu, yeni siparisler gibi,
onemli ve yapmamiz icin bize para odenen islerdir; ama bircogu da cok az
deger tasir ya da hic deger tasimaz. Gereksiz kesintileri saptamak ve
ortadan kaldirmak icin "kesintiler defteri" tutun. Bir blok kagit edinin ve
bunu "Kesintiler Defteri" olarak adlandirin. 6 sutun olusturun: Tarih,
Zaman, Kim, Ne, Sure, Degerlendirme. Ilgilendiginiz her kesintinin ardindan,
olustugu tarihi ve zamani, bu isi size kimin getirdigini, bir iki sozcukle
ne hakkinda oldugunu, ne kadar zamaninizi aldigini ve onem derecesini
(A=kritik, B=onemli, C=az onemli, D=onemsiz) kaydedin. Yasaminizda neler
olup bittigini daha iyi anlamak icin bu uygulamayi bir hafta ya da daha uzun
surdurun. Daha sonra, sonuclari degerlendirin ve az deger tasiyan ya da hic
degeri olmayan C ve D kesintilerinin bazilarini ortadan kaldirmak icin
harekete gecin.
7. Yetki verin. Hepimizin haftada 168 saati var. Uyumak icin 56, kisisel
bakim icin 10 saati cikardiginizda, yapilmasi gerekenleri yapmak icin,
geriye pek de fazla zaman kalmaz. Yetki vermek, isleri paylasmak yoluyla
zaman kazanmanizi ve boylece kisisel islerinizi daha hizli sonuclandirmanizi
saglar. Yetki vermenin zor yani, basitce isi devredebilmektir. Isleri
kendimizin yapmasiyla buyuk gurur duyariz. "Bir isin iyi yapilmasini
istiyorsan, o isi kendin yapacaksin." Gunluk planlama kapsaminda her gece,
ertesi gun yapmaniz gereken ve yapmak istediginiz tum islere bakin. Her iste
kendinize sunu sorun: "Zamanimi en iyi bicimde degerlendirmenin yolu bu mu?"
Oyle ise yapin. Oyle degilse, bir baskasina aktarmaya calisin. "Bunu ben
yapiyorum" ile "Is yapiliyor" arasinda cok fark vardir.
8. Toplanti zamanini yonetin. Iki ya da daha fazla insanin ortak bilgi
alisverisinde bulunmak uzere bir araya gelmelerine toplanti denir. Bundan
daha kolay ne olabilir? Maalesef toplantilar, katlanmamiz gereken en buyuk
zaman oldurucu islerden biri olabilir. Bir toplantidan once sunlari sorun:
"Gerekli mi?" ve "Benim olmam gerekir mi?" Her iki soruya da yanit "Hayir"
ise toplantiya girmemeyi ya da katilmamak icin kendinize bir ozur bulmayi
tercih edin. Daha sonra, toplanti icin, her ise yonelik baslangic ve bitis
saatlerinin belirtildigi yazili bir gundem hazirlayin. Yazili gundemi
toplantiya katilacaklara iletin. Bir toplantiyi tuzak kurarak uzatmanin
anlami yoktur. Katilimcilara neyin tartisilacagini onceden bildirin.
9. Kagitlari yonetin. Gunumuzde, cevremizdeki kagit yiginin altinda ezilmek
kolaydir. Ortalama insan, her gun e-posta, telefon, normal posta, notlar, el
ilanlari, fakslar, vb. yoluyla yaklasIk 150 mesaj alir. Her gecen gun ayni
kagit yiginlarini taramak ve gozden kacan hatalari duzeltmek ile cok fazla
zaman kaybedilir. Kagit yiginlariyla bir kez ilgilenmeye ve isi bitirmeye
calisin. Bir iki dakika icinde yapilabilecek birsey ise yapin ve kurtulun.
Zamaninizi en iyi kullanmanin yolu bu degilse, baskasina aktarin.
Tamamlamaniz biraz zaman alacaksa, bu isle ilgilenebileceginiz i
dusundugunuz gunu takviminize isleyin ve bir kenara birakin.
10. Bir zaman defteri tutun. Birseyi yonetmek istiyorsaniz, onu olcmeniz
gerekir. Zaman defteri, gun icinde zamaninizi aslinda nasil harcadiginizi
gorebilmenizi saglayacak, fotograf albumu benzeri, basit ama guclu bir
aractir. Zamani harcarken surekli olarak kaydini tutmaniz yeterlidir.
Eylemi, onun icin harcanan zamani ve yukarida anlatildigi gibi A, B, C ve D
seklindeki degerlendirmenizi kaydedin. Zamaninizi nasil gecirebileceginize
dair birkac ornek: Telefon gorusmeleri yapmak, 35 dakika, A; sepet yapmak,
48 dakika, A; toplantiya katilmak, 55 dakika, C; Seda ile telefon konusmasi,
D. Zamaninizin nasil gectigini daha iyi anlamak icin, bu uygulamayi birkac
gun surdurun. Sonra, bilgiyi analiz edin. Butun A, B, C ve D zamanlarini
toplayin. Pek cok insan, zamaninin buyuk bolumunu C ve D gibi az onemli ve
hic onemsiz isler icin harcadigini kesfeder. Son olarak, yasaminizdaki
gercekten onemli isler icin daha cok zaman kazanmak uzere C ve D gibi isleri
azaltacak adimlar atin.
Yazar: Don Wetmore